Как управлять проектами в облачном сервисе Redbooth. Десктопная, мобильная версии и интеграция с Google.

В первой части руководства по управлению проектами в облачном сервисе Redbooth мы разбирали регистрацию и настройку аккаунта. Во второй части руководства я расскажу об интеграции с приложениями. Команда Redbooth предлагает широкие возможности для работы. Лично у меня стоит десктопная и мобильная версии. Находясь в пробках, я могу ответить на пару-тройку комментариев по клиентским проектам или внести задачу в один из своих проектов. Пользуясь только интернет-версией, вы сильно себя ограничиваете.

Перейти на страницу установки десктопного приложения можно из футера на главной странице сайта. Предварительно выйдите из своего аккаунта и перейдите на сайт как незарегистрированный пользователь.

Перейдите на страницу скачивания десктопной версии, кликнув по ссылке меню Desctop Application.

Redbooth поддерживает десктопную версию для трех основных операционных систем. Кликните на иконку со своей ОС, скачайте установочный файл. Откройте файл и установите программу. При установке Redbooth запросит внести регистрационные данные. Это все. 

Мобильная версия сервиса поддерживается в двух вариантах: само приложение и командный чат с возможностью проведения видео-конференций. Самый простой и доступный способ для установки приложения - через App store своего гаджета. Само мобильное приложение сервиса Redbooth: Project Management & Task for Teams доступно и для смартфонов и для планшетов на Android и iOS. А приложение Redbooth Dial можно установить только на телефон. Это урезанная версия, направленная на общение с командой проекта или проектов. Есть поддержка конференц-связи и возможность делать видео-звонки. Для очень больших и географически рассредоточенных команд это удобно. Я чаще пользуюсь Telegramm или подобными общалками. 

После установки приложений займемся интеграциями. Redbooth предлагает широкий список программ, приложений и расширений для работы с проектами и задачами. Я не пользуюсь даже половиной. Поэтому сначала опишу своих фаворитов, а затем дам краткую характеристику остальным интеграциям. В этой статье мы разберемся c расширениями и приложениями Google.

Сейчас доступно 4 инструмента интеграции с Google:

• привязка Google Drive
• интеграция с Gmail
• установка таймера
• управление задачами из окна уведомлений

Redbooth для Google Drive

Не знаю как вы, а я все документы, презентации, схемы и другой контент для совместной разработки создаю с Google Drive. Я писала о возможностях Google Drive в статье «4 дополнения Google.docs, о которых вы не знали, но обязательно заходите воспользоваться». Гораздо удобнее добавлять сам документ в комментарии к задачам, нежели копировать ссылку. Кликнув на иконку приложенного файла, пользователи сразу перейдут к работе над документом.

Самый простой способ для подключения учетной записи Google к аккаунту Redbooth - сделать это через настройки. 

Перейдите в раздел настройки и выберите в меню Интеграции --> Services. Кликните на кнопку «Подключить учетную запись» напротив иконки Google. Далее все интуитивно понятно. Google попросит вас выбрать учетную запись, которую вы хотите присоединить и подтвердить ее. Одна минута и все ваши документы в Google Drive доступны в Redbooth. Вы увидите прикрепленные файлы не только в комментариях к задачам, но и в общем разделе «Документы» по каждому проекту отдельно. 

Прежде чем прикреплять Google-файл к задаче, убедитесь, что в документе прописаны доступы для всех участников проекта. Иначе они не смогут редактировать документ.

Redbooth для Gmail

Для пользователей Gmail есть несколько полезных инструментов. Например, преобразование электронных писем в задачи и управление задачами, комментариями и приложениями Redbooth прямо из почты. Любителям GTD понравится возможность чистки инбокса сразу в задачник.

Для интаграции Gmail c Redbooth установите расширение в магазине Chrome.

Для активации расширения зайдите в Gmail и выполните то, что попросят на выпадающем окне. Расширение не работает для inbox.google. 

В верхней панели почтового сервиса появится кнопка Create Redbooth task. Перевод письма в задачу производится при помощи этой кнопки.

Откройте письмо, которое хотите перевести в задачу и заполните нужные поля в открывшемся окне оформления задачи.

В теме письма (Title) напишите, что с этим письмом необходимо сделать. В поле с описанием (Description) внесите детали задачи. Если вы хотите, чтобы текст письма опубликовался в описании задачи, поставьте галочку перед Attach email thread to description. В поле Project выберите проект, к которому относится задача, а в поле Task list подпроект или веху. В поле статус можно выбрать статус задачи и в какой аккаунт ее определить (если у вас больше одного). Если задача срочная, отметьте ее галочкой Mark as Urgent, а если ее необходимо выполнить в определенный срок, то установите дату. Подтвердите свои действия кнопкой Create task. Задача готова.

Управлять рабочей областью Redbooth можно тоже «не отходя от кассы». В левом меню есть разделы: Redbooth activity и Redbooth tasks. В первом вы сможете отслеживать активность по проектам, а во втором ставить задачи, отвечать на комментарии и осуществлять любые действия сервиса.

Интеграция Gmail с Redbooth не поддерживает передачу вложений в Redbooth. Это техническое ограничение со стороны Google.

Redbooth Timer

Еще одно полезное расширение Гугла - таймер. Выполняя задачу, можно оценить временные затраты, а потом в отчетах посмотреть загрузку по проекту или по человеку.

Установите расширение для Google Chrome.

Кнопки СТАРТ и СТОП показываются в задачах только, если работать в Google Chrome. В десктопном приложении и в других браузерах эта возможность не предусмотрена.

Перед тем как приступить к выполнению задачи, откроqте комментарий и нажмите на кнопку Start. Закончив выполнение, нажмите на Stop.

Клик по кнопке «Комментарий» закроет текущее выполение, а в поле потраченное время появится результат.

Я не пользуюсь этим таймером. Не совсем удобно работать в облачном варианте сервиса. Да и сложно постоянно контроллировать себя и открывать комментарий, каждый раз когда делаешь еще один шаг в задаче. Я использую таймер Toggle, а временной результат по клиентским проектам заношу в в поле «Потрачено времени» вручную.

Redbooth для Chrome

На десерт расширение для Google Chrome, которое позволяет управлять задачами через окно уведомлений.

Скачайте расширение и управляйте своими задачами и проектами, не открывая полноценную версию Redbooth.  

В третьей части части руководства по по управлению проектами в облачном сервисе Redbooth вы узнаете об интеграции с Dropbox, Evernote и другими сервисами и программами.

Буду рада вашим вопросам, комментариям и любой обратной связи.

Читайте первую часть руководства по управлению проектами в облачном сервисе Redbooth:

Как управлять проектами в облачном сервисе Redbooth. Регистрация и настройка аккаунта